Excel表格必學技巧三

一、用“視面管理器”保存多個打印頁面
  有的工作表,經常需要打印其中不同的區域,用“視面管理器”吧。
  1.打開需要打印的工作表,用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉,選中它們再右擊鼠標,在隨后出現的快捷菜單中,選“隱藏”選項,將不需要打印的行(或列)隱藏起來。
  2.執行“視圖→視面管理器”命令,打開“視面管理器”對話框,單擊“添加”按鈕,彈出“添加視面”對話框,輸入一個名稱(如“上報表”)后,單擊“確定”按鈕。
  3.將隱藏的行(或列)顯示出來,并重復上述操作,“添加”好其它的打印視面。
  4.以后需要打印某種表格時,打開“視面管理器”,選中需要打印的表格名稱,單擊“顯示”按鈕,工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來,簡單設置、排版一下,按下工具欄上的“打印”按鈕,一切就OK了。


二、讓數據按需排序
  如果你要將員工按其所在的部門進行排序,這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序,也不是按筆畫順序,怎么辦?可采用自定義序列來排序。
  1.執行“格式→選項”命令,打開“選項”對話框,進入“自定義序列”標簽中,在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等),單擊“添加”和“確定”按鈕退出。
  2.選中“部門”列中任意一個單元格,執行“數據→排序”命令,打開“排序”對話框,單擊“選項”按鈕,彈出“排序選項”對話框,按其中的下拉按鈕,選中剛才自定義的序列,按兩次“確定”按鈕返回,所有數據就按要求進行了排序。

 

三、把數據徹底隱藏起來
  工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱,只好將它隱藏起來了。
  1.選中需要隱藏內容的單元格(區域),執行“格式→單元格”命令,打開“單元格格式”對話框,在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項,然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“;;;”(三個英文狀態下的分號)。
  2.再切換到“保護”標簽下,選中其中的“隱藏”選項,按“確定”按鈕退出。
  3.執行“工具→保護→保護工作表”命令,打開“保護工作表”對話框,設置好密碼后,“確定”返回。
  經過這樣的設置以后,上述單元格中的內容不再顯示出來,就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。
  提示:在“保護”標簽下,請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號,這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。

四、讓中、英文輸入法智能化地出現
  在編輯表格時,有的單元格中要輸入英文,有的單元格中要輸入中文,反復切換輸入法實在不方便,何不設置一下,讓輸入法智能化地調整呢?
  選中需要輸入中文的單元格區域,執行“數據→有效性”命令,打開“數據有效性”對話框,切換到“輸入法模式”標簽下,按“模式”右側的下拉按鈕,選中“打開”選項后,“確定”退出。
  以后當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個單元格時,中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開,當選中其它單元格時,中文輸入法自動關閉。

 

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